企业80%以上文档资料都在员工手中!如何避免泄密风险?

在当前这个数据爆炸增长的时代，办公文档、项目合同、课件教案、施工图纸、照片、视频、音乐……人类智慧的所有产物几乎都通过电子数据的形式生成、传播。无纸化办公在政府、企业管理中快速普及，电子文件数量也以惊人的速度增长。

企业数据风险：80%以上文档资料都在员工手中

根据IDC国际权威调查机构曾经做过的一次调查显示，2016年我国全年生成电子文档数量便高达32亿份，总量约为1800TB。中型单位平均每年在业务管理活动中产生的各类文档超过3万份，这些包括方案合同、设计图纸、实施计划、统计报表、分析报告等各类电子文档在各职能部门流转中充当业务协作的信息载体，作为企事业单位运转的信息资源，它们往往也记录了业务经营、管理中的核心机密。

令人震惊的是，仅有不足20%的文档存储于OA、ERP、CRM等各类应用系统中，这意味着超过80%的电子文档则零散地分布在员工的个人电脑里，日常工作中，电子文档的共享、协作与沟通则主要通过“QQ+Email+U盘”方式实现。在没有数字化管理应用系统的企业中，这一比例恐怕会更高。

电子文档存储碎片化，导致技术、商务等业务信息流失严重，分享不可控、传播不留痕，不仅给政企部门的无形资产带来了严重的安全隐患。同时，也严重地降低了协作效率。如何安全管理企业文档，避免泄密风险?为了避免员工泄露核心数据和文件，公司通常都会采用一种或数种保密措施，场景的有保密协议、网络隔离、本地加密等。大多数企业在员工入职时都会与员工签订保密协议，或者与在职员工签订补充协议，通过法律保护企业的商业机密。法律虽然可以威慑和保护，但一些犯罪分子仍然会因为经济利益铤而走险，因此公司往往也会需要考虑使用其他技术手段来阻止员工带出公司文件。

政府单位、金融机构等，法律法规强制要求做网络隔离，一个大型企业也会对网络进行管理，并配合数据加密软件，对所有文件加密处理，就不用担心离职员工将文件拷贝出去。即便拷贝了，没有授权的终端账号也无法解密文件，因此不用担心文档内容被非法泄露。但这样的模式会导致某些业务场景效率低下，甚至阻断业务的进行，并不适合所有企业使用。随着企业管理服务的发展，，不少企业选择使用云盘存储，将文件统一存储到云空间，避免本体碎片化存储带来的风险，也提升了文件流转的效率。

龙腾飞OA企业管理系统在为企业提供云空间存储的同时，将文档管理具体到了实际的应用场景。在功能中，企业可以对项目进行结构化的流程管理，其中就包括了对项目发展各个阶段的文档管理。

在项目创建初期，企业科创上传项目申请书、预算书、任务书、决议书、报告书等项目资料。

项目中的文档，团队里所有成员均可查看，相较于传统的云盘存储，管理系统下的文档与项目有更强的关联性，成员可通过项目查看与之相关的文档，有效的提升了协作效率。

文档支持加密分享，企业可以自主选择分享有效时间，以及是否需要密码，保护资料的安全性。

科研管理能够让企业直观看到每个阶段的推进过程，是否正在进行，已经完成还是需要延期。在每个阶段，都会有相应的文档管理功能，方便成员查看，进一步细化文档的应用场景，无需再从庞大的文件库里单独寻找。

文档支持在线协同操作，成员可以对文档内容进行评论，共同参与到文档的完善中，每一次操作也会被系统记录，管理者可以查看具体成员的操作路径，建立责任机制。

同时，管理系统提供了细致的团队角色和权限管理，权限较低的成员只能查看自己所在的项目信息，将数据范围锁定在可控范围之内。

同时系统可以帮助企业整理在创意阶段用做理论支撑、展示说明用的资料文档。可以帮助企业整理各项目环节产生的费用明细、凭证等文档。将文档管理融入企业日常的工作场景中，减少企业团队在文档管理上的学习成本，自然的建立起安全、高效、可溯源的文档管理体系。